¿Cómo actuar ante una crisis y cobrar a tiempo las facturas?

noviembre 24, 2021por Redacción0

La recuperación de la economía colombiana, después de la pandemia, se consolidó en la primera parte del año 2021, donde se evidenció un mejor comportamiento del consumo y de la inversión en particular. De igual forma, se vio una mejor demanda externa que jalonó la actividad económica en muchas empresas.

Según Juana Téllez, Economista jefe de BBVA Research, menciona lo siguiente:

 “La economía en el primer trimestre del 2021 creció 1.1%, a pesar de los bloqueos vimos un efecto también de recuperación de la economía, una resiliencia de la economía en el crecimiento a pesar de dichos bloqueos”.

Con este proceso de recuperación de la economía se espera que, en lo que va del año, la economía crezca un 7.5% basado tanto en el consumo, como en la inversión. Para el año entrante (2022) se espera un crecimiento del 4%, según lo menciona Juana Téllez. 

Desde Experian, esperamos que Colombia logré su inmunidad de rebaño a finales de este año (2021) o principios del año entrante. Esto va a facilitar el proceso de aumento del consumo, el proceso de integración, el proceso de acercamiento nuevamente a las personas y una reactivación total de la economía. 

Con lo mencionado anteriormente, se van a mencionar algunos puntos importantes sobre el manejo de la crisis en tiempos de pandemia para empresas y cómo afrontar algunas situaciones inesperadas, como por ejemplo: cobrar a clientes morosos.

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¿Cómo definir e identificar una crisis en mi empresa?

En épocas recientes el mundo ha vivido una crisis financiera, a causa de la pandemia del nuevo Coronavirus. En ese sentido, las crisis financieras son eventos de alta carga destructiva, quiere decir que la empresa, ya sea grande, mediana o pequeña, se encuentra en una situación de alto impacto negativo

Algunas crisis vienen anunciadas y otras no, pero lo más importante es que no se sabe en qué punto será el desenlace de esto. En realidad, las crisis no son un tema de saber si va a ocurrir o no, sino saber cuándo va a pasar.

¿Cómo actuar ante una crisis?

Lo más importante es la velocidad de respuesta, es decir, qué tan temprano se puede manejar la crisis y qué tan eficaz es la respuesta de la empresa ante este tipo de sucesos. Las soluciones tempranas son tremendamente más eficaces que las tardías

Lo segundo, pero no menos importante, es dar a conocer a la junta directiva de la empresa, la situación actual de la misma, con el objetivo de recopilar toda la información sobre qué es lo que está pasando. Con esto, se puede desarrollar un plan de mejora y así tomar acciones sobre lo sucedido.

¿Cómo anticiparse ante una crisis?

En realidad, de cada 100 crisis 96 están “larga y silenciosamente anunciadas” (nadie las quiere ver). Esto significa que la mejor forma de combatir las crisis en las empresas, es fomentando una cultura organizacional basada en avisar sobre los riesgos.

En esa misma línea, la empresa debe crear un comité de crisis para tener un protocolo establecido y de fácil ejecución ante un suceso inesperado (se hace en periodos de tiempo extremadamente cortos). La decisión no se toma por consenso, sino que la toma una sola persona.

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6 métodos para cobrar a tiempo las facturas

El alargamiento de los plazos de cobro, es un fenómeno muy habitual en las empresas que producen no solamente un riesgo de morosidad para el pago de las obligaciones, sino que además se produce un desfase entre el vencimiento teórico de pago y el cobro real de las facturas. 

En esta ocasión, se darán a conocer algunos métodos a seguir que podrán facilitar estas tareas y lograr el cobro de las facturas en los tiempos establecidos, sin importar las razones por las cuales no se pueden efectuar esos pagos.

  1. Factura online: Existen programas y plataformas que pueden llevar un registro de información de clientes y son capaces de detectar y alertar los vencimientos de los documentos (facturas) que se ingresen en ellos. En ese sentido, para llevar un adecuado seguimiento, hay que tener los datos lo más actualizados posible. Sin embargo, se debe contar con algún colaborador que se encargue de estar revisando periódicamente las fechas de cobro de los clientes y así tener una asistencia infalible.
  2. Facturación rápida y limpia: Pueden haber errores accidentales o pequeños detalles que pueden arruinar una facturación, como errar con el método de pago, poner mal un número de cuenta, equivocar el código postal, etc. Por eso, no habrá una cantidad límite para cuidar y revisar las facturaciones y preguntar por los métodos de pago. Teniendo todo claro, se puede tener una facturación rápida, pues si se hace bien el proceso de preguntarle al cliente y ser específico con todo lo que requiere el documento, se tendrá la información actualizada. Una forma sencilla y rápida de hacerlo, es preguntarle a los clientes si usará el mismo método de pago con regularidad, porque se tendrá un software que guardará y recordará su información.
  3. Mantener una buena relación con el cliente: Si se tiene una buena relación con el cliente no temerá consultarle, y asimismo, al cliente no le molestarán las llamadas y avisos. Para esto, se le debe recordar y alertar antes de los vencimientos, porque no será justo para nadie que se reclame un pago que ya venció. Por lo tanto, se debe mantener una comunicación agradable y asertiva, no porque el cliente deba un pago o se atrase con algo, sino para mantener una excelente relación con él. Siempre dirigirse al cliente en buena forma y utilizar las palabras “por favor”.
  4. Negociar los términos de pago: Se presentarán ocasiones en las que el crédito otorgado sea grande y llegue al tope de la línea de crédito. Cuando estas situaciones pasen, es casi seguro de que no se van a liquidar las facturas, por ende, se debe tener en cuenta antes y después la capacidad de pago de los clientes. En caso de tener algún problema como este, en el que el cliente no pueda cubrir el total de la deuda, es necesario negociar: se pueden pedir anticipos con una o dos semanas de anticipación. También, se puede ofrecer otros métodos de pago, como por ejemplo: pagar en la sucursal, transferencia electrónica, cheque, etc.
  5. Contar con un sistema de pagos basado en recompensas: Muchas veces puede ser conveniente ofrecer una recompensa o descuento sobre el total de una factura, siempre y cuando se cubra en tiempo y forma. Hay casos donde se les ofrece un 5% de descuento si pagan su factura a los 30 días y 3% si pagan a los 45 días (estos son solo ejemplos). Pero también hay formas de castigos, que podrían basarse en un porcentaje que se va a cobrar sobre el total de la factura por mora. Por ejemplo: se puede dar un castigo del 5% en caso de que supere el plazo de 30 días y así sucesivamente por cada día transcurrido.
  6. Saber dirigirse al cliente en buena forma: En caso de que ya se haya retrasado el pago, se debe mantener la calma y estar en constante comunicación con los clientes. No se debe incriminar ni reclamar que no pagó, porque él o ella ya lo sabe; se debe insinuar diciendo que se está revisando su cuenta y que no se encuentra el comprobante de pago, o que se tiene un documento pendiente el cual no se logra localizar. Se debe anunciar para que el cliente reconozca que no ha pagado. ¡No se debe atacar! Sino ser insistente y amable, recordándole que tiene otras opciones a que recurrir. También, se le puede comentar que el departamento de cobranza está presionando por este pago atrasado y que se está pensando en pasar a otra fase de cobranza del mismo, si no se realiza, la cual pudiese ser, según el caso: aplicar una penalización por la mora, cortar su acceso al servicio que se le brinda o también enviar la factura a una empresa especializada en cobro a morosos.

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